En folder udarbejdet af bestyrelsen med beskrivelse af foreningen og bestyrelsens arbejde. En folder hvor alle medlemmer kan læse om arbejdet og opgavefordelingerne. En folder der kan være med til at inspirere medlemmer til at deltage i kommende bestyrelser eller nuværende uddelegerede arbejdsopgaver.
Bevægelse og samvær
Bevægelse og samvær er forandring
Næsten urørlig, stille og hurtig
Glæde, sjov, styrke og fællesskab
Få øje på bevægelsen og samværet
Og forandringen er konstant
Joan Meisner 27.4.25
Foreningen
Idræt og samvær I. F. er en idrætsforening stiftet d. 14. april 1980.
Formålet med foreningen er at fremme sundhed, trivsel og fællesskab. At medlemmerne oplever sjov motion sammen med andre voksne.
For at dette kan føres ud i livet, kræver det en bestyrelse, der går forrest, arbejder ud fra vedtægterne og som støtter op om medlemmerne og sportsaktiviteterne. En bestyrelse, der er imødekommende, lyttende, positiv og aktiv ud fra hver af medlemmernes mange forskellige kompetencer.
Bestyrelsens mål
Målet er at skabe rammer, hvor foreningens medlemmer kan deltage i de udbudte aktiviteter. Hvor de kan være sammen om at udøve aktiviteterne på lige netop det niveau, der passer den enkelte.
Bestyrelsen udviser imødekommenhed, lyttende og inspirerende adfærd, så foreningens medlemmer får mulighed for et godt og velfungerende fællesskab med samvær både på og udenfor banen.
En bestyrelse der arbejder ud fra foreningens vedtægter.
En bestyrelse der kontinuerligt arbejder for
- at foreningen har uddannede instruktører
- en fortsat udvikling/afvikling af bestyrelsens drift
- at medlemsskaren vedligeholdes
- at udarbejde og vedligeholde årshjul/årsplaner
- at udarbejde og vedligeholde foreningens hjemmeside/facebookside
- at skabe en sund balance mellem økonomi og aktiviteter
Bestyrelsens ledelsesprincipper og -ansvar
Bestyrelsen har retten til ledelse og derved følger et ansvar for at gøre det ordentligt og redeligt. Der skal dog være plads til fejl og til at tage rimelige chancer.
Bestyrelsens arbejde med den daglige drift bygger på ledelse under ansvar, med plads til forskellighed. Det betyder et samarbejde, hvor kommunikation, koordinering og loyalitet overfor bestyrelsen samt fælles beslutninger tages seriøst.
En bestyrelse der i alt dens arbejde udviser almindelig omtanke i samarbejdet med instruktører, sponsorer, leverandører og kommunale samarbejdspartnere.
En bestyrelse der forpligtiger sig til at udvise personligt engagement, ansvarlighed, åbenhed og nysgerrighed.
Bestyrelsens overordnede opgaver
Bestyrelsen har ansvaret for foreningens daglige drift, økonomi og opgaver i forhold til vedtægterne og myndighederne.
Det betyder, at bestyrelsen skal
- Sørge for den daglige drift af foreningen
- Opretholde forpligtigelser overfor myndigheder og samarbejdspartnere
- Drive foreningen i tråd med vedtægterne
- Føre tilsyn med foreningens aktiviteter
- Forvalte foreningens penge
- Fremlægge større beslutninger, specielt omkring økonomi og vedtægtsændringer for medlemmerne ved generalforsamlingen
- Give revisorerne de oplysninger, de har brug for til at vurdere foreningens regnskab
De mange opgaver skal løses ordentligt og ansvarsfulgt. Det kræver at opgaverne bliver fordelt mellem bestyrelsesmedlemmerne. Hvilket betyder at bestyrelsesmedlemmerne overordnet har ansvaret for nedenstående opgaver.
I praksis kan opgaver, der ligger ved et bestyrelsesmedlem uddelegeres, hvis og når arbejdsbyrden er for stor eller en anden i bestyrelsen besidder stærke kompetencer til at kunne udføre en specifik opgave.
Generelt for alle bestyrelsesmedlemmer
- Tage imod nye medlemmer med synlighed og imødekommenhed
- Alle støtter op om bestyrelsens arbejde og uddelegerede opgaver
- Over tid bidrager alle ved at deltage i nedsatte udvalg og ad hoc grupper
Formandens opgaver
- Være foreningens overordnede repræsentant og formidler af foreningen
- Have overblik og viden om foreningens aktiviteter både idræts- og samværsmæssigt
- Have ansvar for foreningens mail med uddelegering til bestyrelsesmedlemmer
- Uddelegere arbejdsopgaver til ansvarspersoner
- Indkalde til møder, generalforsamlinger og bestyrelsesmøder
- Udarbejde dagsordner til møderne
- Være mødeleder ved bestyrelsesmøder
- Facilitere mødevirksomhederne
- Ansætte instruktører m.fl. i samarbejde med kassereren
- Udarbejde aftaler med haller og andre mødelokaler til bestyrelsens mødeaktiviteter
Næstformandens opgaver
- Arbejde tæt sammen med formanden og derved kunne være formandens stedfortræder og i øvrigt understøtte formandens opgaver
- Kommunikationsansvarlig i foreningen – fra bestyrelse til medlemmerne via Facebook, opslagstavler og papirform i hallerne
- Arbejde tæt sammen med sekretær og kasserer i samarbejdet med DGI og øvrige samarbejdspartnere
Kassererens opgaver
- Styre den daglige økonomiske drift af foreningen
- Arbejde tæt sammen med formanden og udarbejde ansættelseskontrakter og sponsoraftaler
- Samarbejde med banken
- Samarbejde med kommunen sammen med formanden
- Dataoplysningsansvarlig – privatlivspolitik, fortegnelsespligten samt databehandleraftaler
- Ansvar for udbetaling af løn til instruktører
- Ansvar for opdateret medlemsliste
- Arbejde tæt sammen med sekretær og næstformand i samarbejdet med DGI
- Arbejde med og oplyse omkring foreningens forsikringer
Sekretærens opgaver
- Udarbejde referater af bestyrelsesmøder
- Udarbejde og vedligeholde den digitale bestyrelsesmappe
- Udarbejde og vedligeholde årshjul/årsplan i tæt samarbejde med formanden
- Arbejde tæt sammen med kasserer og næstformand i samarbejdet med DGI
- Redigere og opdatere skriftlige aftaler efter aftale med bestyrelsen
Bestyrelsesmedlemmets opgaver
- Støtte op om samt være med til at løse bestyrelses opgaver
- Støtte op om sæsonens målsætning
- Indkøb af varer til den daglige drift
Målsætning for den kommende sæson
Målsætningen skal være synlig for foreningens medlemmer
Bestyrelsesfolderen skal godkendes i august 2025
I målsætningen sættes der fokus på følgende opgaver
- Udvikling/afvikling af bestyrelsens driftsopgaver – kontinuerlig opgave varetages af hele bestyrelsen
- Digitalisering af bestyrelsesarbejdet – kontinuerlig opgave
- Hjertestarter kursus – i starten af sæsonen
- Udarbejde foreningens hjemmeside – i starten af sæsonen
- Digital bestyrelsesmappe – kontinuerlig opgave
- Bestyrelsens årshjul/årsplan – i starten af sæsonen og siden kontinuerlig opgave
- Kursusafvikling for bestyrelsesmedlemmer
Afsluttende ord
Det lugter af arbejde og brug af ens fritid. Men det giver noget igen i form af nye venskaber, samvær med glade mennesker, samt masser af motion, der stimulerer ens energi og lyst til endnu mere af det hele.
En enkelt kan gøre en forskel, sammen kan vi skabe forandring.
Det har været spændende og givende at arbejde med folderen, der skal lyde en tak til alle for jeres indsats.
Godkendt på bestyrelsesmødet d. 25.8.2025